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Postkorb-Übung

Welche Aufgaben erwarten mich? Eine gängige Herausforderung auf die Sie in fast jedem AC treffen werden, ist die sogenannte Postkorb-Übung.

Was ist die Postkorb-Übung?

Der Teilnehmer bekommt die Aufgabe, einen vollen „Postkorb“ zu managen. Darin befinden sich zahlreiche Briefe, E-Mails und Notizen mit Informationen über unzählige Termine und Aufgaben. Diese müssen innerhalb kürzester Zeit priorisiert und unter bestimmten Rahmenbedingungen erfüllt werden. Als Lösung reicht der Kandidat dann seinen Vorschlag zur zeitlichen (und ggf. räumlichen) Abfolge ein.

Wie gehe ich am besten vor?

Gehen Sie die Unterlagen konzentriert durch und achten Sie darauf nichts zu übersehen. Verschaffen Sie sich dabei einen einen groben Überblick über den Inhalt des Postkorbs und die Rahmenbedingungen zur Lösung. Oft sind bestimmte Rahmenbedingungen vorgegeben, wie beispielsweise feste Entfernungen zwischen einzelnen Orten oder ein eingeschränkter Entscheidungsspielraum mit Aufgaben die unbedingt erledigt werden müssen.
Beginnen Sie dann damit, die einzelnen Aufgaben zu priorisieren. Dazu können Sie sich beispielsweise an der bekannten Eisenhower-Matrix orientieren.

Eisenhower Matrix

Anschließend erledigen Sie die Aufgaben in der Reihenfolge entsprechend der einzelnen Quadranten 1-4. Von diesem Vorgehen weichen sie nur dann ab, wenn es durch die zeitlichen und oder räumlichen Vorgaben geboten ist. Sind beispielsweise längere Wegstrecken zwischen einzelnen Aufgaben notwendig, müssen Sie diese natürlich in Ihre Überlegungen mit einbeziehen und ggf. räumlich nahe Aufgaben trotz unterschiedlicher Priorität zuerst erledigen.
Oft ist ein „Postkorb“ nicht perfekt lösbar bzw. wird eine perfekte Lösung nicht erwartet. Wichtiger ist stattdessen, dass Sie klare Prioritäten setzen und ein strukturiertes Vorgehen erkennen lassen. Machen Sie sich also nicht verrückt, sofern am Ende Aufgaben aus dem Quadranten 4 unerledigt bleiben.
Nachdem Sie ihren Lösungsvorschlag zur Abfolge fertiggestellt haben, prüfen Sie diesen erneut und stellen Sie sicher, nichts übersehen oder vergessen zu haben.